行业动态

企业外库管理信息系统应用与选型

发布日期:2020/7/1 11:20:14 点击量:1417

一、综述

目前,许多企业采用了一种基于外库的企业物流模式。采用这种物流模式,企业基于以下几个原因:

企业不需要建设大量仓库,节省大量的财务费用。比如某大型企业现在建有2万平方米的仓库,光建筑成本、装修费用、货架、叉车、托盘等每平方米的成本最少要3000元。相当于投入了6千万元的固定资产成本,就算把这个固定资产抵押到银行贷款,每年的利息都需要480万元左右。因此如果不建设仓库,节省了管理仓库的工人工资,还多了大量的流动资金,加快了企业的发展速度,降低了企业的经营风险;企业的原材料与产成品如果放在外库,则在淡季时,可以节省物流人员的劳动力成本,仓库租金不需要支付,设备不再闲置,节省大量的成本;由于外库的物流管理相比较企业的物流管理更专业、更高效、更安全,因此企业的物流管理相当于上了一个台阶。

企业采用基于外库的企业物流模式,对于外库有较高的物流管理要求。一是要有一定的仓储能力。企业的原材料与产成品如果放在多个外库,无论从物流的成本角度,还是从各外库的物流协调角度,企业都将是不堪重负;二是要有一定的物流设施,如企业与外库之间的短驳设施是必不可少的;三是信息技术的应用,应该具有与企业信息管理系统无缝链接的能力。由于企业外库项目的投资较大,因此必须加强物流管理水平,才能取得企业的信任,吸引众多企业使用外库作为企业物流模式之一,才能逐步收回投资,达到预期的盈利水平。

正是在这个背景下,企业外库具有了建立管理信息系统的需求,使企业外库能够高效运作,尽量避免物流的呆滞甚至出错,服务好企业,同时为自己创造良好的盈利。

二、系统功能概况

企业外库管理信息系统(以下简称系统)除了一般物流系统所具有的功能外,还需要具有与企业无缝链接的功能,这就是其特殊性。与通常意义的物流管理有所区别的是:外库只需完成企业内库相同功能,对运输而言也就需要一些短驳。因此外库的仓库管理制度与企业内库基本相同,区别是外库不需要对仓储货物本身进行仓储货物的金额核算。

系统服务:指一些常用信息的预先定义,便于在其它功能内快键选择输入。其中包含仓储对象(货物)基本定义:由于外库的仓储对象(货物)会涉及到各个不同类型的企业,因此货物的基本要素定义既要能够唯一识别管理对象,又要满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求;客户定义:指对外库所涉及到的所有客户要素的定义。一般意义上客户即为仓储货物的所有者,为满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求,也可提供其他客户要素进行定义;项目定义:对系统常用的一些项目定义。例如,货物的类别,仓库的名称等项目,便于快键选择输入。货位定义:大型仓储的货物纵横交错,为便于识别,往往给予货位名称,一般用数字及英文字母混合构成。货位也可以按照企业信息管理系统的要求定义。产地定义:为满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求,要定义货物的产地,便于输入时选择;

入库管理:入库包括客户货物入库,库位调整,入库的各种查询、统计。其中包含入库单管理:根据仓储货物的所有者即企业方的指令,仓储管理人员进行货物入库的作业,同时根据入库货物的原始资料进行入库单的制作。入库单可以是电子文档的形式或者纸质凭证形式给予企业方认可,并且可以通过系统接口传递给企业方的企业信息管理系统进行处理。入库单一旦确认,系统自动将入库货物转为增加库存,以进行相应的库存管理;入库库位管理:货物入库后,由于货物入库的人工作业关系,不一定能够马上确定货位,因此需要对入库的库位调整处理;入库查询管理:系统可以按各种方式进行入库综合查询及明细查询,包括分时间段、分库位、分品种、分客户等;

出库管理:出库包括客户货物出库,出库的各种查询、统计。出库单管理:根据仓储货物的所有者即企业方的指令,仓储管理人员进行货物出库的作业,同时根据出库货物的原始资料进行出库单的制作。出库单可以是电子文档的形式或者纸质凭证形式给予企业方认可,并且可以通过系统接口传递给企业方的企业信息管理系统进行处理。出库时按系统提供的库存及先进先出等出库方式选择出库货物,并由系统提示库位,方便人工出库作业。出库单一旦确认,系统自动将出库货物转为减少库存,以进行相应的库存管理;出库查询管理:系统可以按各种方式进行出库综合查询及明细查询,包括分时间段、分库位、分品种、分客户等;

库存管理:库存包括客户货物库存调整,移库管理,库存的各种查询、统计。库存调整:当有各种原因造成库存错误时,系统自动进行库存调整,使库存保证正确。外库是不存在盘盈与盘亏的,如果是企业的原因造成库存实物与账面数有差异,则通过入库来调整相应货物的库存,如果是外库的原因造成库存实物与账面数有差异,则经过企业同意后,也通过入库来调整相应货物的库存;移库管理:为确保外库的仓储容量有效使用,需要适当调整库位,系统是通过移库管理来实现。移库可以是电子文档的形式或者纸质凭证形式给予企业方认可,并且可以通过系统接口传递给企业方的企业信息管理系统进行处理;移库处理不对已入库货位与已出库货位产生影响;库存查询管理:系统可以按各种方式进行进出存综合查询及明细查询,包括分时间段、分库位、分品种、分客户等;进出存明细即可视为外库与企业的仓库明细数量账。

费用结算:费用包括仓储费、运输费、力资、拆箱费等各种费用。费用的各种查询、统计。费用统计:根据入库单、出库单等原始数据,以及库存数据,进行仓储库存数量、短驳车辆出车车次、装卸货数量、集装箱拆箱等统计,以核算仓储费、运输费、力资、拆箱费等各种费用;费用是按日核算、按月统计;费用查询管理:系统可以按各种方式进行费用综合查询及明细查询,包括分时间段、分客户等;

客户接口管理:满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求。企业方的入库指令导入:根据企业方的入库指令导入,可以直接生成入库单;企业方的出库指令导入。根据企业方的出库指令导入,可以直接生成出库单;外库库存数据导出。根据企业方的数据要求,将外库库存数据导出给企业;

系统每一种数据的操作,都包含数据的添加、修改、删除、打印、查询等基本功能。根据外库的特点,数据的设置不仅仅满足外库自身的管理,也包含了企业对其货物(原料、产成品)的追踪与管理,因此系统提供了货物(原料、产成品)的批号或序列号等标识管理;在库存计量单位上,不但使用货物的基本单位,同时使用货物的包装单位,既满足外库核算的需要,又满足企业物流的需要;系统可使用条形码管理货物的入库、出库、库存盘点等操作,支持一维条形码及二维条形码的处理,支持条码枪的数据下载与上传。

三、系统应用效果

前已所述,企业外库作为一种企业物流的模式,企业与外库双方默契、高效、安全无误的运作,就能体现出其优越性。

系统在实施后,企业可将外库视同企业内库,直接向外库发出入库与出库指令,由外库进行信息处理,根据系统信息管理平台提供的入库、出库信息及相关库位信息,仓库管理人员有条不紊的进行货物入库、出库等作业,强化了仓库管理执行力;货物储存空间的管理可以根据其库存物品的不同,而具有其个性的管理原则,特别是可以按企业要求,依据先进先出的原则。由于一般大型仓库的库位较多,而且往往按三维空间划分,因此提高库位效率、保证货物安全是系统实施目标。系统在实施后,库位与货物间关系相对人工较容易定位,不但可以按货物品种分类管理,甚至可以按货物的批次(批号)管理,方便企业对其货物单品的跟踪追索;系统有关入库、出库、库存等信息都是互相制约,因此相对保证了信息的正确性;有关货物批号等数据可自动生成,减少了出错的可能性;企业的货物在外库入库或出库后,在外库入库或出库凭证等资料送达企业前,可通过电子文档或其它实时通讯手段及时给企业预确认,避免由于信息的延迟而提高了错误纠正的成本费用;外库的货位存储的货物是动态的,存储周期相对外库是不可控的。因此,需要经常根据系统提供的货位信息进行内部移库操作,使得有限的仓库容量高效的利用,货位优化管理同时为外库的货物盘点提供方便;一旦使用条形码(无论是一维还是二维条形码)对货物进行管理,将极大的提高仓库管理效率,降低仓库管理成本,提高仓库管理信息的正确性、及时性、完整性,特别是企业的货物本身具有条形码的状态下。

四、外库管理信息系统选型

企业外库有了建立管理信息系统需求,也具备了建立管理信息系统的条件,管理信息系统的选型(简称系统选型)就是信息化成功的第一步,也是关键的一步。

(一)系统选型要素

系统的选型类似于住宅的装潢,业主类似于企业,家装公司类似于软件公司,业主期望自己的投资能够取得最佳的装潢效果,家装公司期望尽可能的在满足业主要求的前提下利益最大化;这就需要在业主与家装公司之间找出切入点,才有双方合作的可能性并最终取得双赢的结果。业主住宅的大小、结构与地理位置等要素是确定的,业主能够投入的装潢资金相对也是确定的,在此基础上,家装公司针对该业主的家装方案、家装公司的实施能力及家装公司的实施案例是业主选型的三大要素。

1.系统方案

针对某个企业的系统开发,无论是使用生命周期法,还是原型法,可行性分析是必不可少的。如果软件公司在充分对企业调研后,分析确定企业建立系统的有些必要条件不成熟,则为双方负责起见,项目必须终止。如果分析确定企业建立系统的必要条件基本成熟,则可行性分析的结果就是提高可行性分析报告,其中主要部分就是系统方案。系统方案包括建立系统的目的、用户需求、管理流程、系统功能、系统实施的软、硬件环境、人、财、物的投入以及实施效果、实施注意事项等要点。

一般来说,企业不具有系统开发与实施的丰富经验,对系统实施的功能与效果往往没有体验,因此系统方案应该以通俗易懂的文字加图表直观的将系统实施的功能与效果描述给用户,而不是故弄玄虚,显得高深,云里雾里,不知所以然;也要避免夸夸其谈,充斥了一些套话、空话。系统方案也不是将管理功能简单堆砌在一起,这样很容易造成系统达不到预期效果甚至失败。这因为一是系统功能越多,开发与实施的周期越长,系统的见效越慢;而任何一个企业的任何一项投入都是期望尽快见效;长期没有明显的效果对企业来说怕自己的投入打水漂,对开发单位来说怕自己的费用收不回,这样就造成了恶性循环。二是并不是所有功能都使用计算机辅助管理或者信息化先进技术对企业都是适用的。例如,条形码技术,对仓储管理是非常有帮助的,但有些货品以目前条形码技术是无法保持条形码标签的,也就无法使用条形码技术;因此系统必须针对企业管理薄弱环节且见效比较快的部分先期开发,才能取得事半功倍的结果。三是企业对信息化进程采用逐步投入比较合理,一般采用“整体设计、逐步开发”的理念。因为对企业而言对信息化有一个逐步认知过程及经验积累过程,对开发单位而言针对特定企业的具体管理也有一个逐步认知过程,而企业与开发单位的协调与相互配合更是有一个长期过程。

基于以上几点,企业就较容易对开发单位所提供的系统方案作出评估,哪一个系统方案最贴近企业目前的实际信息化需求。

2.开发单位的能力

开发单位的能力包括开发能力、实施能力及服务能力,对这些能力的评估不仅仅是看开发单位的大小、技术人员的多寡等,更重要的是口碑。一个良好的开发单位在用户群中必然会有好评,不论项目的大小,企业投入的多少,开发单位都能够按规范服务好企业,用户自然会有口皆碑。一般而言,系统方案仅仅提供了功能框架,具体细节需要开发单位在开发过程与企业不断磨合以不断调整功能来适合特定企业的特定需求。而这是一个长期过程,需要开发单位具有可后续的实施能力及服务能力。

企业一定要重视开发单位的服务能力,企业随着信息化的深入应用,会提出越来越多的细节需求,而这些需求是无法与开发单位量化或者项目开始时就细化,就需要开发单位的后期持续服务,使系统不断完善;

3.开发单位的实施案例

企业对开发单位各种能力的评估,很直观的方法就是调研、考察开发单位的实施案例,实施案例包括已成功实施的案例及正在实施的案例。作为系统的直接使用者企业而言,从企业管理角度来相互沟通交流是无障碍的,因此从案例较容易评估其实用性、可用性、系统性等指标特性。实用性是指系统功能是否符合企业的实际需求,这一点企业还是比较容易评估的;可用性指系统的使用方便与否,这一点非常重要,因为系统做的是企业的日常工作,如果使用不方便或者不直观,系统的操作人员一般也就是企业的管理人员会对系统产生厌恶,久而久之就会抵触使用,导致系统实施失败;系统性指的是系统功能模块接口,因为系统是一个逐步完善的过程,因此有些功能先期开发使用,有些功能后期逐步开发使用,功能模块之间必然有关联性,因此需要依赖于系统功能模块接口解决。

从已成功实施的案例及正在实施的案例,可以直接了解许多有关开发单位的细节情况,如项目的人力的投入,开发周期,服务响应时间,项目开发人员与实施人员、服务人员的稳定性等;企业一定要重视各开发单位案例的比较,没有一个系统是十全十美的,但类比可以清楚的知道系统的那些优点部分对企业是重要的,那些缺陷部分可以在系统开发过程中加以注意并逐步完善,那些系统的缺点是企业必须回避的;用这种方式给各开发单位打个分,以大致确定几家,通过招标形式或洽谈形式最终可以确定系统的开发单位。

(二)系统选型注意事项

1.企业对自己的评估

信息化的成功与否,不仅仅取决于开发单位,更取决于企业自己。如果企业信息化的目的仅仅是为企业装点门面,为广告、宣传而用,那注定要失败的。因为企业信息化其实就是对企业管理完善的过程,如果信息化仅仅是简单的对人工管理的简单模仿,必然对企业的自身管理的提高没有效果;同时,由于得不到企业从上到下各级管理人员的重视,必然会长期存在人工系统与计算机辅助管理系统并行运行的情况,俗话所说的“甩不掉人工账”,使得企业与开发单位疲于应付,久而久之失去信心与耐心,导致系统失败。

企业选型时切忌“贪大求全”,需要根据企业的人、财、物来确定系统功能的重点实施部分;具体到每一个系统功能模块都与企业的相应管理岗位工作相对应,要求这个岗位上的管理人员能够尽快熟悉系统,使用系统,更进一步对系统提出评估意见,以使开发单位进行修改完善;如果系统一开始就比较庞大,涉及的企业岗位人员就较多,由于各岗位人员的情况各不相同,如果有一个或者几个环节跟不上系统整体节奏,将使得系统整体实施周期延长,实施成本提高,工作效率降低;

2. 企业对二次开发工具的评估

现在许多系统提供给用户二次开发工具,即开发单位提供基本功能模块,由企业使用二次开发工具在开发单位的协助下完成系统功能的修改与完善。企业必须对二次开发工具进行评估,即对于二次开发工具,企业需要花费多少成本、企业的相关人员需要花费多长时间能够掌握并熟练运用对系统进行修改并完善,以及二次开发工具对系统进行修改的程度与深度是否满足企业的需求;目前有许多二次开发工具其实是提供给开发单位的项目实施人员或项目服务人员使用,但却让企业重复埋单。

3.警惕“钓鱼工程”

有些不良开发单位项目实施采用“钓鱼工程”,开始报价较低,待企业的信息化项目实施到一定阶段,开发单位开始巧立名目的收取或者骗取各种费用,企业做了冤大头还以为应该如此;因此应该让开发单位项目报价透明化,特别是实施费用与服务费用,包含的费用细节都应该详细列出,例如差旅费、住宿费、餐饮费等,日常持久就是一笔不菲的费用。另外,有些设备的使用需要编程,如条形码的手持式扫描枪,数据的上传下载需要编程,设备生产厂家不提供与系统的接口,一般企业是不了解的,造成不良开发单位漫天要价;

4.选着正规的仓库管理软件

目前,市场上有许多成品仓储管理软件,由于可以复制,相对费用较低,有些企业为了降低信息化成本,往往购买这种软件;但企业外库管理信息系统针对的是特定的外库企业,与企业自己内部仓库管理或者物流企业租用外库进行配送的管理有很大区别,因此目前外库企业如果使用市场上的成品仓储管理软件,往往因为与企业实际需求不相符,而导致二次开发或者直接废弃不用,造成企业人、财、物等资源的浪费。

5.充分利用第三方或专家资源

当企业的信息化项目比较大的情况下,企业可以邀请既懂企业管理又懂信息化技术的专业公司或专业人员作为第三方,起到咨询与监理的作用;虽然会增加一些前期投入,但对整个项目的成本下降甚至项目成功与否会有很大帮助甚至起关键作用。项目的双方会因各自对许多问题的理解不同,出发点不同,利益不同,容易产生争执,甚至项目的搁浅;有了内行的第三方,把有些问题在项目实施前的系统选型阶段就提到桌面上来,双方通过第三方的缓冲协调解决,使项目有条不紊的顺利进行。

由于企业一般对信息化技术不是很专业,而对自身业务的描述,以细节的展开,系统的、完整的以对方能够理解的方式表达,是有困难的。因此从系统选型开始,贯穿系统实施的整个过程,可以借助于既懂企业管理又懂信息化技术的第三方的介入来较好的解决企业在系统实施中所碰到的方方面面的问题。由于第三方,帮助企业避免项目不断的需要反复修改完善,缩短了项目由人工系统转换为计算机辅助管理系统的时间,降低了项目的成本费用。